معاونت مالی و پشتیبانی

*  دبیرخانه 

• مدیریت، طبقه بندی و کدگذاری اسناد و مدارک مطابق مقررات و اصول بایگانی
• نظارت بر جریان نامه های وارده و صادره و ثبت آنها در اتوماسیون اداری
• تفکیک و توزیع نامه های صادره و وارده از طریق ثبت در اتوماسیون به واحدهای مسئول پیگیری
• ایجاد بایگانی نامه ها و نظارت بر بروز نگهداری آنها
• پیوست کردن سوابق مربوط به نامه ها و تحویل سوابق و مدارک مورد نیاز مراجعین داخلی و خارجی
• حفظ اطلاعات پروندها و مدارک
• تکثیر نامه ها، گزارشات و ...
• نظارت بر سرویس دستگاهها
• تهیه گزارشات مورد نیاز مقام مافوق

*  امور خدمات عمومی 

• نظارت بر کیفیت کار پیمانکاران بخش خدمات عمومی
• تعیین محل خدمت متصدیان خدمات عمومی و نظارت بر نظافت واحدها
• انجام امورخدمات ساختمانها ازقبیل تأسیسات ، سوخت، ... و تعمیرات و نگهداری
• انجام فعالیتهای مربوط به باغبانی و نگهداری فضای سبز
• انجام امور خدمات عمومی شامل امور آبدارخانه، پذیرایی و تشریفات و رعایت مقررات بهداشتی محیط

*  امور برق و مخابرات 

• نظارت وکنترل فعالیتهای مخابرات وپاسخگویی به مکالمات داخلی و خارجی و تعمیر و نگهداری وسایل ارتباطی
• نظارت وکنترل سیستمها و تأسیسات و تجهیزات برقی و روشنایی و تعمیر و نگهداری وسایل برقی

*  امور نقلیه 

• همکاری در تنظیم قرارداد با اتومبیل های استیجاری و پیمانکاران خصوصی
• برنامه ریزی جهت سرویس دهی به واحدها و کارکرد اتومبیل ها و حضور و غیاب رانندگان
• رسیدگی به تصادفات و تخلفات رانندگان و امور مربوط به تعمیر و نگهداری و سرویس خودروها و هزینه های مربوطه
• برنامه ریزی جهت اعزام رانندگان به مأموریت درخواستی واحدها

• همکاری در تهیه و تنظیم و پیش بینی بودجه سالیانه
• برآورد احتیاجات مختلف شرکت و برنامه ریزی جهت خرید مطابق با ضوابط
• برنامه ریزی، و هماهنگی لازم در کلیه عملیات و تشریفات لازم به منظور سفارش خرید، استعلام، همکاری در برگزاری مناقصه و مزایده، امور ارزی، گشایش اعتبارات اسنادی، عملیات ترخیص از گمرکات و سایر تشریفات بازرگانی
• برنامه‌ریزی نظارت بر اموال و استقرار سیستم مطمئن نگهداری و کنترل اموال شرکت
• برنامه‌ریزی انجام امور بیمه‌ای حمل و نقل و سایر پوشش‌های بیمه‌ای کالاهای خریداری شده
• هماهنگی‌های لازم در تنظیم و اجرای قراردادهای خرید کالا و خدمت
• شناسایی و تعیین مؤسسات، سازمانها و شرکتهای بازرگانی معتبر بمنظور تهیه و تأمین کالا و خدمات مورد نیاز شرکت و تهیه بانک اطلاعات مربوط
• تعامل با مسوولین واحدهای مختلف از حیث اطلاعات درخواستی در مورد مشخصات فنی کالاها یا شرح خدمات مورد نیاز
• ارایه خدمات مورد تقاضای واحدهای مختلف شرکت از حیث انطباق آنها با آیین‌نامه معاملات شرکت
• انجام سفارشات، خریدهای داخلی و خارجی، تأئید کالا و خدمات و انطباق قیمتهای خرید با قیمتهای واقعی
• ایجاد هماهنگی بین فعالیت‌های بازرگانی، سیستم اموال و امور مالی و همکاری با حسابرسان داخلی و خارجی
• شرکت موثر در جلسات کمیسیون های مناقصه و مزایده
• نظارت و بررسی درخواستهای خرید لوازم و وسایل مورد نیاز و هماهنگی با مسئولین واحدهای مختلف جهت کسب اطلاعات مربوط به مشخصات فنی و کمیت و کیفیت کالا یا شرح خدمات مورد نیاز
• نظارت و کنترل بر نحوه هزینه تنخواه گردان دفتر و حسن انجام ترخیص کالاها
• نظارت و رسیدگی بر انطباق قیمت کالا با صورت حسابها و اسناد خرید و شرکت در کمیسیونهای خرید به منظور انتخاب کالاهای مرغوب از نظر کمی و کیفی
• نظارت برثبت و پیگیری مراحل خرید از زمان سفارش تا موقع تحویل کالا شامل گشایش اعتبارات اسنادی، تنظیم اوراق ثبت سفارشات، بیمه و حمل و نقل و سایرمدارک
• نظارت بر عملیات ترخیص کالا و سفارشات
• نظارت بر نحوه هزینه کردن تنخواه توسط کارپردازان و نظارت بر اسناد کالاها و خدمات خریداری شده و ارسال به امور مالی و نگهداری حساب کالاهای خریداری شده با هماهنگی امور مالی 
• نظارت در برگزاری جلسات مناقصه و مزایده و کمیسیون های مربوطه و نظارت بر انجام تشریفات گمرکی

• آشنائی با اصول انبارداری و سیستم کنترل انبار و انبارگردانی و نظارت برطبقه بندی مواد و کالاهای وارد شده به انبار
• کنترل و تصویب درخواستهای خرید و کنترل دقیق بر صدور حواله و قبض انبار تعیین نقطه سفارش کالا با توجه به میزان مصرف کالاها تا تحویل به انبار
• تطبیق کالاهای خریداری و تحویل شده و انطباق مشخصات فنی اقلام خریداری شده با مشخصات مورد نظر و نظارت بر امر ورود و نگهداری و توزیع صحیح کالا
• ثبت کالاهای تحویلی و دریافتی در کارت های انبار و نظارت در ورود و خروج لوازم و اجناس و کالاها و همچنین امضای کلیه اسناد مربوط
• رسیدگی موجودی انبار و صورت برداری از کالاهای موجود در انبار در فواصل معین و مطلع ساختن امور بازرگانی جهت تجدید سفارش
• کنترل و اطمینان از انجام مراحل بازدید منظم توسط جمعدار اموال
• شناسایی اموال اسقاطی و همچنین انجام امور تحویل و تحول فی مابین کارکنان و واحدها
• همکاری با امور مالی در فروش اموال اسقاطی و مازاد
• بررسی و نظارت بر امور مربوطه به ورود و خروج کالا و مراحل ثبت و نگهداری و کدگذاری اموال و تهیه و الصاق کد اموال
• نظارت بر تهیه درخواستهای خرید اجناس و کالاها بر اساس درخواستهای دریافتی از واحدها و نیاز شرکت
• نظارت بر تحویل کالا و خدمات به واحدها و انجام مراحل تحویل کالا
• نظارت بر وضعیت موجودی انبار در فواصل معین بر اساس گزارشات کامپیوتری و تأمین کسری موجودی کالاها و شناسائی اجناس راکد در انبار
• نظارت بر صدور اسناد تنظیمی مانند رسید کالا، حواله انبار، نقل و انتقال کالا و ...
• نظارت و کنترل بر اجرای مقررات ایمنی و بهداشتی و ... برای نگهداری صحیح کالا در انبار
• انجام فعالیتهای مربوط به انبار گردانی سالانه